TOKIUMに学ぶバックオフィス効率化論──「中身が見えるAI」で手作業をなくす

経理システムを導入して業務のデジタル化を進めたのに、明細の入力や仕訳、承認待ちといった手作業がなくならない――。株式会社TOKIUMは、請求書受領や経費精算などのシステムに加え、システムだけでは解決できない手作業をなくす「経理AIエージェントTOKIUM」を展開しています。

今回、会計・財務EXPOのTOKIUMブースにて、東日本営業部営業課リーダーの井上大輔氏と、マーケティング部イベントプロモーション課の岩澤佳奈氏にインタビューを行い、経理業務の効率化にAIをどう活かすのかを伺いました。

このインタビューでは、問い合わせが集まるAI経費承認や納品書のデータ化、そして「中身が見えるAI」という強みを手がかりに、バックオフィス効率化のこれからを探ります。

経理に残る手作業をAIでなくす

――まず、TOKIUMのサービス概要を教えてください。

岩澤 佳奈氏：弊社は経理領域の業務を支えることを主軸としていて、中心はSaaSのプロダクトです。請求書の受け取りや経費精算といった、経理の前段階にあたる業務のシステムをご用意しています。

　そのシステムにプラスアルファで、システム上では解決できない手作業をなくすためのAIを開発しています。たとえばAI明細入力では、請求書が届いた後に経理部の方が行っていた明細の入力や仕訳の起票を、AIが代わりに行います。請求書のデータと発注書のデータを統合する作業もAIが担います。

システムを入れてDXが進んだけれども、残ってしまっている手作業や、システムで賄えない部分を、AIでさらに効率化していくというものです。

問い合わせが集まる「AI経費承認」──差し戻しの心理的ハードルも解消する

――問い合わせが多いのは、どの機能なのでしょうか。

岩澤氏：AI経費承認です。経費精算を上げたけれども、承認がなかなか通らないことはありませんか。上長が忘れてしまっている、後回しにしている、といったことです。そこで第一承認者にAIが入って、合っているか間違っているかを自動的に判定し、差し戻したり通したりしてくれます。

　上長の方が確認する時点で、間違っているものがほぼない状態になっているというメリットがありますし、経理部の方からすると、差し戻しをする心理的ハードルの問題もあります。

――心理的ハードル、ですか。

岩澤氏：たとえば自分より役職が上の人に差し戻しをするのは、忙しいのも分かっているし、申し訳ない――というお話をよく伺います。

――意外と感情的なところがボトルネックになっているのですね。

岩澤氏：そういうところもなくせます。AIが差し戻しをしてくれるというのが大きなメリットになっていて、多くのお問い合わせをいただいています。

システム・AI・BPO・人材派遣で「時を生む」

――経費精算や請求書関連のほかにも、サービスを展開されているのでしょうか。

岩澤氏：契約書の管理や請求書の発行、電子帳簿保存法に合わせた保管ができるボックスなどもご用意しています。今はシステムとAI、そして一部BPO（業務のアウトソーシング）を組み合わせた形になっていて、それでできるだけお客様の手間、単純作業をなくす。そして時間を生み出す。この「時を生む」という言葉が、TOKIUMという社名の由来になっているんです。

――素晴らしいネーミングですね。

岩澤氏：それでも、どうしても手間は残るので、経理に特化した人材を派遣できるようにしようと、人材サービスも行っており、単発でや月初だけ人が欲しいというニーズにもお応えできる形にしています。

――バックオフィスを丸ごと委託できるようなイメージですね。

岩澤氏：システム、AI、BPOでもなくならない部分まで全般的に対応できるのが強みです。お悩みをご相談いただければ、いろいろ組み合わせてご提供できると思います。

現場が使いこなせるAI設計

ITに詳しくなくても、言葉で入力すれば伝わる

――差別化のポイントとなる、付加価値的な部分を教えてください。

岩澤氏：ITにあまり強くない方々でも、簡単にAIに触れられるようにしています。たとえばプロンプト（AIへの指示文）を組んでいただく時には、言葉で入力していただければ、AIが読み取りやすいように自動で変換される仕組みを作っています。

――チャットボットを使うようなイメージで触れるのですね。

岩澤氏：そうですね。そういった仕組みを作っています。

学習を止められる、書き換えられる──グリップは人間が持つ

――明細入力のAIは他社のサービスにもあると思いますが、違いはどこにあるのでしょうか。

岩澤氏：AIには学習していけるメリットがある一方で、逆に学習しすぎてしまうこともあります。

　「ここで止めておきたかったのに、もっと学んでよく分からない形になってしまった」ということも起こり得ます。そこで私たちは、学習を止められるようにしたり、自分でプロンプトを書き換えられるようにしたりしています。

他社様ですと、ひたすら学習させ続けて、内部の設定には触れないようになっていたりするのですが、そこについても柔軟に触れるようにしています。AIにすべて頼りきるというよりは、グリップは人間が持つようにしています。

――AIの学習面では、どのような工夫があるのでしょうか。

岩澤氏：他社様では、データが正しいか正しくないかをAIが学ぶタイミングが、申請者が上げたタイミングだったりするのですが、私たちは承認が完了したタイミングで学びます。経理部の方が承認した、正しい内容で学んでいくというところはポイントになってくると思います。

明細入力から納品書のデータ化へ──広がる導入ニーズ

商談開始から間もなく問い合わせが相次ぐ「納品明細」

――AIエージェントの中では、どの機能が導入事例として多いのでしょうか。

岩澤氏：明細入力は導入事例が数多く出ています。経費承認もプレスリリースが出ていて、直近では一番多いですね。次に多いのは請求書関連です。それから納品明細という納品書のデータ化をAIでできるというものがあって、2026年5月ごろから商談を始めたばかりなのですが、これもお問い合わせが非常に多いです。

――納品書のデータ化、ですか。

岩澤氏：既存のツールだと決まったフォーマットでないと利用できないことがネックになっているお客様が多いようで、私たちはいろいろな形式で届く納品書をデータ化して、それを構造的に並べてデータベースにしていくことができます。

電子帳簿保存法対応で残った「負」がリプレイスを後押しする

――経理やバックオフィスのシステムはロックインされていることが多く、リプレイス（乗り換え）が難しい印象があります。それでも乗り換えてくるお客様は、どのような方が多いのでしょうか。

井上 大輔氏：何パターンかありますが、圧倒的に多いのは、今の業務自体に「負」を感じていただいているお客様です。結局システム化したけれども、それでどうにもなっていない、何か大きな課題を抱えているという場合は、システムの設定費用がかかっても、リプレイスしてまでもやりたいというお話をいただくことは多いです。

――やはり、現状の業務への不満がきっかけになっているのですね。

井上氏：その「負」も結局、電子帳簿保存法への対応の時に「とりあえずやりました」と。何かしら焦って対応して、結局その運用まで考えられずに来てしまいました、というお話をいただくことは多いですね。

――導入して乗り換えてきた方からは、どのような声をいただいていますか。

井上氏：今まで「負」だった部分、できない部分が明確になっているので、それが「私たちはできる」に切り替わる。「できなかったことが、できました」という声を一番多くいただきます。

「中身が見えるAI」がブラックボックス化を防ぐ

――あらためて、TOKIUMのAIの強みはどこにあると思われますか。

井上氏：私が思うに、「中身が見えるAI」というのが一番分かりやすいと思っています。AIというと、任せておけば勝手に何でもできると思っている方々が、今はとても多いなと感じていて。

――確かに、そういう印象はありますね。

井上氏：実際には、きちんと覚えさせて、ある程度指示を出した上で、それに対しての最適解を出してくれるのがAIです。私たちは、その「覚えさせる」ところがすべて見えるようになっているんですね。

どういう設定をしているのか、どのようにカスタマイズしているのかが見えるので、ブラックボックス化していないというところが一番大きな特徴です。

――最後に、AIだけで完結せず、人の判断が必要な場面はバックオフィスに今後も残ると思いますか。

井上氏：絶対に残ると思います。特に、最終的な確認や承認をするというところは絶対に残ると思っていて。それをAIでやってしまったら、責任の所在はどこになるんですか、ということなので、そこは絶対に残ります。

　また、昨今の状況で考えた時にも、大企業は電子化を進めると思うのですが、大企業の取引先には個人事業主もいれば、町工場もあります。それがすべて電子になるということはないので、紙の処理は絶対に残ると思います。

――ありがとうございました。