ChatGPTは、自分の経歴情報とプロンプトを入力すると職務経歴書や履歴書の下書きと添削ができます。本記事では、情報整理から全体の下書き作成、添削後の修正まで、ChatGPTで職務経歴書・履歴書を仕上げる手順とプロンプトを紹介します。
履歴書と職務経歴書の違い
履歴書と職務経歴書は転職や就職活動において重要な役割を果たしますが、その目的や書き方には大きな違いがあります。
履歴書は、個人の基本情報や職歴、学歴などを時系列に簡潔にまとめたものです。
応募先から様式の指定がある場合はそれに従い、選んだ様式の欄に沿って、氏名や現住所、学歴・職歴、免許・資格などを正確に記入します。
職務経歴書は、過去の具体的な職務内容や成果、スキルを詳細に記載し、応募する企業やポジションに対して自分の能力をどのように役立てられるかを伝えるための資料です。
特に、過去の実績や具体的な貢献内容をわかりやすく示すことが、職務経歴書の重要なポイントとなります。
履歴書にChatGPTを使う場合の活用方法
履歴書を作成する際、ChatGPTは文章の下書きと見直しに役立ちます。ここでは、志望動機欄での使い方と、履歴書の各欄との向き合い方を紹介します。
志望動機欄の下書きプロンプト
履歴書の中でも、志望動機は、採用担当者に応募者の意欲や応募理由を伝えるための重要な部分ですが、多くの方にとって書くのが難しい作業です。そこでChatGPTを活用すると、下書きを短時間で作れます。うまく作成してもらうコツは、一文だけで済ませないことです。
「私のこれまでのキャリアを基に、応募企業に対する志望動機を作成してください」という一文だけでは、ChatGPTは応募先の特徴もあなたの強みも把握できません。本人の経験・強みと、求人情報に書かれた仕事内容や求める人物像を一緒に入力すると、それらを踏まえた志望動機の下書きを依頼できます。
以下がプロンプト例です。
以下の情報だけを使い、履歴書の「志望の動機」欄に入れる文章の下書きを作成してください。
情報が足りない場合は推測で補わず、先に質問してください。
【これまでの経験】［ ］
【自分の強み】［ ］
【応募先の求人情報（仕事内容・求める人物像）】［ ］
【応募先を選んだ理由】［ ］生成された下書きは、入力した事実と食い違う部分がないかを確認し、自分の言葉に直してから使いましょう。
志望動機以外の欄の扱い
履歴書の欄の構成は使用する様式によって異なるため、応募先から様式の指定があればそれに従います。様式の指定がない場合は、厚生労働省の履歴書様式例を参考にしましょう。
厚生労働省の履歴書様式例には、氏名、現住所、連絡先、学歴・職歴、免許・資格、志望の動機・特技・アピールポイントなどの欄と本人希望記入欄があり、健康状態の欄はありません。連絡先欄は、現住所以外への連絡を希望する場合だけ記入します。
氏名や学歴・職歴、免許・資格などの基本情報は、ChatGPTに任せず自分で正確に記入します。一方、趣味・特技や自己PRなど書き方に迷う項目では、ChatGPTを使うと自分の経験に合った表現の候補を出してもらえるため、書き出しに迷う時間を減らせます。
ChatGPTで職務経歴書を作るプロンプトと例文
ChatGPTを使って職務経歴書を作成する際は、具体的なプロンプトと自分の情報を渡すことで、情報が整理された読みやすい下書きを作りやすくなります。
ここでは、まず情報を整理したうえで、「職務要約」「業務内容とPR」「資格・スキル」「自己PR」を項目ごとに作るプロンプトと、それらをまとめて一度に下書きするプロンプトの両方を紹介していきます。
職務経歴書はdodaが提供している無料フォーマットを基に進めます。dodaのテンプレートには、直近の職歴から書く最も一般的な「逆編年体形式」、古い職歴から書く「編年体形式」、業務内容ごとにまとめる「キャリア形式」があり、それぞれWord版とExcel版が用意されています。どれを選ぶか迷った場合は、逆編年体形式を選びましょう。
職歴の素材を整理する
次の7項目を事実に沿って書き出しておくと、この後に紹介する項目別プロンプトへそのまま使い回せます。
| 整理する項目 | 書き方の例 |
|---|---|
| ①在籍期間・職種 | 入社年月〜現在（または退職年月）／担当職種 |
| ②担当業務・担当範囲 | SNS運用、広告配信、データ分析 |
| ③仕事上の課題 | 問い合わせ対応の遅れ、リード獲得数の伸び悩み など |
| ④自分が取った行動 | 対応フローの見直し、施策の立案・実行 など |
| ⑤結果・成果 | 確認できる数値があれば記載（無理に数値化しない） |
| ⑥使用したスキル | 使用ツール、資格、専門知識 など |
| ⑦応募職種で求められる経験 | 求人情報に書かれた必須・歓迎条件 |
成果を数字で示せない場合は、数字を作らず、改善した業務や周囲から任された役割を具体的に書きます。ChatGPTに実績の創作を許さない指示を添えても、生成結果が事実に基づいているかは本人が確認します。
職務要約を書くプロンプト
職務要約とは、これまでの自分のキャリア全体を一言でまとめたもので、採用担当者が最初に目にする重要な部分です。
以下のプロンプトをChatGPTに入力することで、職務要約の下書きを依頼できます。
以下の情報に基づいて自分の職務要約を作成してください。
[自分の情報を入力]
簡潔で読みやすい文章が生成されました。
自分のこれまでのスキルや経験をピックアップして、分かりやすい文章になっているかを確認してみましょう。
業務内容と業務ごとのPRポイントを書くプロンプト
職務経歴書の中で、業務内容と業務ごとのPRポイントを的確に記載することは、採用担当者に自分の実績やスキルをアピールする上で非常に重要です。
特に、単に業務内容を羅列するだけでなく、その業務を通じて自分が何を達成し、どのようなスキルを身につけたのかを明確に伝える必要があります。
この際にChatGPTを活用すると、業務内容の箇条書きから文章の下書きを作れるため、書き出しにかかる時間を減らせます。
PRポイントを強調する際には、業務内容に関連した自分の強みを具体的に挙げることが大切です。ChatGPTには、担当業務だけでなく、自分が取った行動と確認できる成果も入力して文章化を依頼しましょう。業務と成果のつながりが見えると、採用担当者に自分の強みが伝わりやすくなります。
業務内容とPRを作成する際に、以下のプロンプトを使うこともできます。
〇〇の部分は自分個人に関する情報を入力してください。
転職活動を行うにあたり、職務経歴書を作成しています。以下の条件に沿って、書類選考が通過しやすくなる、「業務内容」と「自己PR」を作成してください。
応募先の情報
・応募先：〇〇（会社名もしくは業界）
・希望職種：〇〇
候補者の条件
・専攻や学部：〇〇
・自分の強み：〇〇
・職務経験：〇〇生成結果は以下の通りとなります。
自分自身のこれまでの経験やスキルを具体的に入力することにより、分かりやすい業務内容とPRポイントを生成することができます。
資格やスキルの欄はChatGPTを使わず自分で書く
採用担当者は、応募者の資格やスキルを非常に重視します。
この部分では、自己分析を行い、どの資格やスキルが応募ポジションに最も有利かを整理する必要があります。
そのため、この部分では、AIを使わずに自分がこれまでに取得した資格やスキルなどをそのまま記入すると良いでしょう。
業務と関連する資格・スキルを持っている場合は、必ず記載しましょう。
資格欄を設けるかどうかは、使用するフォーマットによって異なります。dodaのテンプレートのように「活かせる知識・スキル」欄がある場合は、資格がなくても、特定の職種での就業経験や業界知識を強みとして書けます。専用欄がない場合も、応募職種に関連する技能や経験は、職務経歴や自己PRなど他の適切な欄で伝えられます。
また資格取得に向けて勉強している場合は「〇〇の資格取得を目指して勉強中」と記載するのも、アピールに繋がるでしょう。
自己PRを書くプロンプト
自己PRは、自分の強みやキャリアでの成功事例を強調するための重要なセクションです。
自己PRは文章または箇条書きで記載します。
どの企業でも通用するビジネスパーソンとしての強み、具体的に強みをどのように活かせるかを簡潔に記載しましょう。
以下のようなプロンプトを使うこともできます。
〇〇の部分には、個人に関する情報を入力してください。
職務経歴書を作成するにあたり、以下の情報に沿って、自己PRを作成してください。
私は、〇〇業界で〇〇年の経験を持つプロフェッショナルです。過去の経験では、具体的に〇〇（業務内容）を担当し、〇〇（成果や業績）を達成しました。特に〇〇スキルを駆使して〇〇問題を解決した経験があります。私の強みは、〇〇（スキルや知識）と〇〇（行動特性）です。貴社でもこのスキルを活かし、〇〇（貴社に対してどのように貢献できるか）を実現したいと考えています。上記のプロンプトの〇〇を埋めて入力し、以下のように自己PRを生成しました。
職務経歴書全体の下書きを作るプロンプト
ここまでの項目別プロンプトをまとめて使うと、職務経歴書全体の下書きを一度に作成できます。次のプロンプトの［ ］部分を、先ほど整理した事実に置き換えて入力してください。
次の情報だけを使い、応募職種に合わせた職務経歴書の下書きを日本語で作成してください。
出力項目は「職務要約」「職務経歴（在籍期間・担当業務・工夫・成果）」「活かせるスキル」「自己PR」です。
情報が足りない箇所は推測で補わず、作成前に質問してください。実績の数値、資格、役職を創作しないでください。
【応募職種】［ ］
【在籍期間・職種】［ ］
【担当業務】［ ］
【課題と行動】［ ］
【確認できる成果】［ ］
【スキル・資格】［ ］
【応募先で活かしたい経験】［ ］全体の下書きは、入力した情報と下書きの対応を確かめながら仕上げます。
例えば、次のような情報を入力すると、それらの情報だけを使った職務要約と職務経歴の下書きが作られます。入力内容と下書きの対応は次の通りです（在籍期間の「◯年◯月」を含め、すべて架空の例です）。
| 入力した情報 | 下書きでの書き方の例 |
|---|---|
| 在籍期間・職種：◯年◯月〜現在／Webディレクター 担当業務：制作進行管理 | Webディレクターとして、Webサイト制作の進行管理を担当しています。 |
| 課題と行動：制作フローの属人化に対し、進行管理表を整備した | 制作の進め方が担当者ごとに異なっていた課題に対し、進行管理表を整備して手順をそろえました。 |
| 確認できる成果：本人が把握している範囲の遅延件数の減少 | 整備後は、担当案件の納期遅延が減りました。 |
生成された下書きは元の情報と照合し、入力していない実績や数値、資格が加わっていないかを確認します。そのうえで、伝わりにくい箇所だけを項目別プロンプトで調整しましょう。
ChatGPTを使った職務経歴書や履歴書はバレる？添削がおすすめ
ChatGPTを使うと、AIで作成したとバレないか気になります。ChatGPT自身も文章の書き手を正しく判定できず、OpenAIのAI判定ツールも精度の低さで終了しました。OpenAIの規約では、AIの生成物を人の作成物と示すことを禁止しているため、生成文は自分の言葉で直し事実確認して使いましょう。
ChatGPTを使ったことがバレるときもある
本人らしくない表現が書類に残っていると、面接官に不自然な印象を与えてしまいます。次のようなサインが文章に残っていないか、提出前に確認しましょう。
- 普段使わない言い回しや、不自然に整いすぎた表現
- 自分の年齢・経験に合わない言葉遣い
これを怠ると、応募者自身の人柄や能力に対する信頼が損なわれる可能性があります。
最終的には、自分の言葉でしっかり修正・編集し、自信を持って面接に臨める書類を完成させることが重要です。
ChatGPTを使うなら自分で書いた職務経歴書や履歴書の添削がおすすめ
ChatGPTを使って職務経歴書や履歴書をゼロから作成することは便利ですが、さらに効果的なのが、自分で作成した書類をChatGPTに添削してもらう方法です。
自分の言葉で書いた文書を、AIに見直してもらうことで、内容の精度や表現の質を高めることができるため、最終的により完成度の高い書類を作成することができます。ChatGPTによる添削では、主に次の観点をチェックしてもらえます。
- 文法や構成のエラー、誤字脱字
- 文章が冗長になっている箇所や、より適切な言い回し
- 自分では気づかないアピールポイントや、不足している情報
説明が長すぎる部分を削り、アピールが弱い部分を補強するうえで、AIの客観的な視点は有効です。応募書類を採用担当者にとってわかりやすい内容に近づけられます。
さらに、自分で作成した文章をベースにすることで、個性や独自の表現を残すことができ、ChatGPTが生成したものよりも自然で自分らしい書類に仕上がります。面接でも自信を持って話すことができ、書類と実際の自分との一貫性を保てるでしょう。
例えば、作成した職務経歴書を以下のプロンプトを使って添削することができます。
職務経歴書を以下の条件で、添削してください。
・表現の改善点や不要な部分があれば教えてください
・職歴部分が適切にアピールできているか確認し、より効果的な表現にするためのアドバイスをください
・自分の強みとスキルについて、より効果的に伝わるように改善案を提案してください
・この職務経歴書のフォーマットや構成が読みやすいか、改善点を挙げてください
・自己PR欄について、企業の採用担当者にとって魅力的な表現に改善するアドバイスをお願いします
[作成した職務経歴書を入力]以下のように生成されました。
ChatGPTで添削した職務経歴書を何度か読み返してみて、読みやすい文章になっているか、そして元の経歴情報と食い違う記載や本人が確認できない情報が紛れていないかを確認してみましょう。
添削結果を使って具体性を高める
添削結果が「課題解決に貢献しました」のように抽象的な表現のまま返ってきた場合は、次のプロンプトで再指示します。
この文章のうち、担当範囲・取った行動・結果が不明な箇所を挙げてください。
私に確認すべき質問を一つずつ示してください。回答していない実績は補わないでください。再指示から修正までは、次の順番で進めると元の事実から離れずに文章を具体化できます。
- ChatGPTの質問に、自分が実際に担当した範囲と取った行動を答える
- 回答をもとに修正案を出してもらう
- 修正案を元の経歴メモと照合し、回答していない実績や数値が加わっていないかを確認する
- 伝わりにくい箇所が残っていれば、どこをどう変えたいかを具体的に伝えて再指示する
質問に答えて文章を具体化すると、次のように変化します（架空の例です）。
| 修正前 | 修正後 |
|---|---|
| 問い合わせ対応を改善しました | 問い合わせの分類表を作り、担当者への振り分け手順を統一しました |
| チームの業務効率化に貢献しました | 定例会議の議事録テンプレートを作ってチームで共有し、その後は議事録の取りまとめを任されました |
修正後の文章では、担当範囲や取った行動が具体的になっているかを点検します。この例のように確認できる数値がない場合は、任された役割など事実として説明できる結果を書きます。結果の数値は、本人が確認できる場合にだけ加えます。
提出する前に、書いた内容を面接で自分の言葉で説明できるかを確認しましょう。
ChatGPTで職務経歴書や履歴書を作るメリット
ChatGPTを使って職務経歴書や履歴書を作成することには、多くのメリットがあります。
特に、時間を節約しながら、下書きと見直しを進められる点が挙げられます。
ChatGPT活用のメリット①：短時間で作成できる
従来、職務経歴書や履歴書を作成するには、過去の職歴や実績を整理し、それを適切に文章にまとめるために多くの時間と労力が必要でした。
しかし、ChatGPTに具体的な職歴情報を渡すことで、下書きとなる文章を作成できます。
特に、応募企業ごとに職務経歴書をカスタマイズする場合にも、ChatGPTは迅速に新しいバージョンを生成できるため、効率的な転職活動を進められます。応答時間や生成される文章の質は状況によって変わる点に留意しましょう。
ChatGPT活用のメリット②：客観的に情報を整理できる
自分では気づきにくいアピールポイントやスキルを、ChatGPTは質問や整理を通じて引き出し、論理的に整理してくれます。
例えば、業務の成果や貢献度をどのように表現すればよいのか迷う場合でも、ChatGPTに経験を具体的に入力すれば、伝わりやすい表現の候補を出してくれます。
これにより、自分ではなかなか言葉にできない強みやスキルが明確に伝わる職務経歴書や履歴書を作成することが可能になります。
ChatGPT活用のメリット③：プロフェッショナルな文章を作成できる
ChatGPTは、文法のミスを減らし、洗練された言葉遣いで文章を生成します。
特に、誤字脱字や不自然な表現を防ぐことができるため、応募書類全体の質を高めることができます。
さらに、業界の専門用語を使った表現の候補も出してもらえるため、書き慣れていない言い回しを整えるのに役立ちます。
ChatGPTで職務経歴書や履歴書を作る注意点
ChatGPTを使って職務経歴書や履歴書を作成する際には、いくつかの注意点があります。これらを踏まえて利用することで、より効果的かつ信頼性の高い応募書類を作成することが可能です。
ここでは、ChatGPTを活用する際の注意点について解説します。
ChatGPT活用の注意点①：100%正確な情報ではない
ChatGPTが生成する文章は、あくまでツールによるものであるため、100％正確な情報や適切な表現が保証されるわけではありません。
そのため、ChatGPTで生成された文章は必ず一度自分で確認し、次の2点を中心に修正します。
- 専門用語や具体的な数値に誤りがないか
- 自分のスキル・職務内容の実態と食い違っていないか
ChatGPT活用の注意点②：文章スタイルを見直す
ChatGPTで生成された文章が自分のスタイルや語調に合っているかどうかを確認することが必要です。
ChatGPTはフォーマルな文章を生成することが多く、場合によっては堅すぎる表現や、自分の普段の言葉遣いとは異なる文章が出来上がることがあります。逆に、若者言葉を使いすぎた文章になることもあります。
このような場合には、文体を自分のスタイルに合わせて調整し、自然な流れにすることが大切です。
プロンプトの入力段階で、「カジュアルな語調で」「フォーマルな語調で」や「私の年齢やキャリアに合った言葉遣いで」といった指示を出すことで、より自分らしい文章に近づけることができます。
ChatGPT活用の注意点③：自己表現力を鍛える
ChatGPTの使用による依存を防ぐために、自己表現力を鍛えることも大切です。
ChatGPTは便利なツールですが、全てをAIに任せてしまうと、自分の言葉でしっかりと表現できなくなる可能性があります。
職務経歴書や履歴書は、あくまで面接につなげるための手段です。
ChatGPT活用の注意点④：個人情報や機密情報を入力しない
職務経歴を整理するときは、氏名・住所・電話番号や、公開できない顧客名・取引先名・社内資料をそのまま貼り付けないようにしましょう。
文章の下書き段階では「企業A」「法人顧客」などに置き換え、提出用の書類に必要な情報は自分で確認して記入します。
個人向けChatGPTでは、入力した会話をモデルの学習に使わせない設定ができます。「すべての人のためにモデルを改善する（Improve the model for everyone）」をオフにすると、新しい会話がモデルの学習に使われなくなります。Web版での手順は次の通りです。
- アカウントメニューを開く
- 「設定（Settings）」を選ぶ
- 「データコントロール（Data controls）」を選ぶ
- 「すべての人のためにモデルを改善する（Improve the model for everyone）」をオフにして「完了（Done）」を選ぶ
ただし、この設定をオフにしても保存済みの会話履歴は削除されません。また、回答に高評価・低評価を付けると、その会話全体が学習に使われることがあります。
履歴に残したくない相談は、一時チャット（Temporary chat）を使う方法もあります。一時チャットの会話は履歴に表示されず、モデルの改善にも使われませんが、安全上の目的で最大30日間保持されることがあります。
入力内容をAIの学習に使わせない設定について詳しくは、こちらの記事をご覧ください。
まとめ
ChatGPTは、職務経歴書や履歴書の作成において非常に便利なツールです。
情報の整理から全体の下書き作成、添削後の具体化まで一続きの手順で進めれば、応募書類の下書きと見直しを効率よく進められます。
しかし、AIツールに頼りすぎず、自分自身の言葉で表現できるようにすることも重要です。
職務経歴書や履歴書の内容は、自分自身の強みやスキルを的確に伝えるためのものですので、ChatGPTをうまく活用しつつも、最終的には自分の手で修正を加え、面接に臨む準備をしましょう。
