忙しい毎日を送る営業マンの皆さん、日報や週報の作成に時間を取られていませんか？
ChatGPTを活用すれば、その悩みを解決できるかもしれません。
AIツールを使った業務効率化は、もはや避けて通れない時代です。
本記事では、ChatGPTを使って簡単に質の高い業務日報や週報を作成する方法と、効果的なプロンプトをご紹介します。
時間管理を改善し、営業成績を向上させたい方は必見です。
コピペOK！ChatGPTで業務日報や週報が作れるプロンプト
ChatGPTを使って、誰でも簡単に業務日報や週報を作成できるプロンプトをご紹介します。
あなたは有能な営業マンです。業務日報の下書きを作成してください。
##ゴール設定
- 業務日報の下書き作成
- ユーザーの回答を業務日報の様式に従って書き直す
##ルール
- ビジネスで使える言葉で書く
- 上司に提出する文書である
#次のルールの乗っ取って出力する
-営業目標：
・箇条書きで出力する
・簡潔に目標が分かりやすくする
・である、だ、調にする
・例：
Ａ社の契約を獲得する
テレアポを70件取り、契約を5件獲得する
- 業務内容：
・箇条書きで出力する
・簡潔に書く
・［時刻（例：10:00-10:30）］内容 の形式にする
・例：
［10:00-10:30］社内会議
［11:00-12:30］A社 訪問
- 成果：
・箇条書きで出力する
・簡潔に書く
・要件 成果 の様式で書く
・例：
A社 契約1件
電話営業 契約3件
- 所感
・文章で出力する
・です、ます調で書く
・一文を短くする
・結論や重要な事項を最初に述べてから、以降で関連する情報を補足していく
・振り返りや、今後の改善へ向けた展望を書く
・ビジネスで使える言葉で書く
・例：
A社の〇〇様は、初回訪問時に他社サービスを主に検討していましたが、今回の訪問で当社の〇〇機能をお伝えしたところ、当社サービスも候補に加えていただけることとなりました。次回の訪問（◯月◯日予定）では、さらに〇〇や〇〇の強みを強調し、契約に向けた具体的なステップを提案していく予定です。
##ゴールのための実行手順
1. ユーザーに質問する
質問内容：
①今日の営業目標は何ですか？
②今日の業務内容は何ですか？○時から×時に、何をした、という順にお答えください。
③今日の成果は何ですか？
④今日の所感はどうでしたか？
2.質問を元にして業務日報の下書きを書く
業務日報の様式：
営業目標
・
・
業務内容
・［時刻（例：00:00-00:00）］内容
・
成果
・
・
所感
文章で簡潔に
3ユーザーにこれでいいか確認する以下は、生成された業務日報の例です。
まず最初にChatGPTから必要な情報が質問される作りになっています。
その情報をもとに、以下のような出力を生成します。
このプロンプトでは、業務内容・成果・所感の3つの項目で出力する作りになっていますが、会社によってフォーマットが異なる場合も多いです。
例えば各業務ごとに所感の記載が必要だったり、所感だけでなく「反省点・改善点・明日の目標」のように細かく記載が必要な場合もあると思います。
その場合は、このプロンプトを微修正して使うのがおすすめです。
ChatGPTで業務日報や週報を作る方法とコツ
ChatGPTを活用した業務日報や週報作成の3つのコツをご紹介します。
それは、情報を詳細に書くこと、手直しを行うこと、そしてAIによるフィードバックを活用することです。
これらを意識することで、効率的に質の高い報告書を作成し、業務効率を向上させましょう。
業務日報を作るコツ①：数字や会社名など具体的な情報は詳しく書く
ChatGPTで質の高い業務日報を作成するには、具体的な情報を詳細に入力することが必要です。
AIは与えられた情報を基にテキストを生成するため、数字、会社名、商談内容などの具体的データを提供しないと、一般的で内容の薄い日報になってしまいます。
例えば、「A社との商談で5000万円の案件を獲得」といった具体的な成果や、「B製品の導入により顧客の業務効率が30%向上」などの数値データを入力することで、より実践的で価値のある日報を作成できるでしょう。
業務日報を作るコツ②：自分で手直しをする
ChatGPTを使って業務日報や週報を作成する際、自動生成された文章をそのまま使うのではなく、自分で手直しを加えることが重要です。
例えば、「顧客とのミーティングが成功しました」とAIが生成した場合、これを「顧客Aとのミーティングが成功し、新しい契約が見込まれます」と具体的な成果に手直しすることで、報告書がより正確になります。
逆に、手直しを怠ると、内容が曖昧なまま伝わり、上司やチームメンバーに誤解を与えるリスクがあります。
特に、業務の詳細や進捗が不明確な場合、評価が正しくされない恐れもあるため、手直しは欠かせません。
業務日報を作るコツ③：手直ししたものをChatGPTでブラッシュアップする
ChatGPTを活用して業務日報や週報の質を向上させるには、AIからのフィードバックを活用するのが効果的です。
手直しした日報をChatGPTに再度入力し、「この日報の内容を100点満点で評価し、改善点を3つ挙げてください」といったプロンプトで、具体的な評価やアドバイスを求めてみましょう。
また、「営業報告の明確さと簡潔さを向上させるための具体的な提案を行ってください」と指示することで、実践的なアドバイスを受けることができます。
こうしたAIからのフィードバックを基に日報を改善することで、上司や同僚とのコミュニケーションの質も向上するでしょう。
これは深津式プロンプトの点数評価をさせるという手法です。
ChatGPTで業務日報や週報を作るメリット
ChatGPTを活用することで、日報作成の時間を削減できます。
営業マンは、その時間を使い、より多くの時間を顧客対応や営業戦略の立案に費やせるでしょう。
さらに、フォーマットの統一や、AIのフィードバックによる報告書の質向上など、様々な利点が上げられます。
業務日報や週報を作る時間を削減できる
ChatGPTを活用することで、業務日報や週報の作成時間を大幅に削減できます。
ChatGPTによって日報や週報の下書きを素早く生成することで、営業マンは週報作成に費やす時間を節約し、より多くの時間を顧客対応や営業戦略の立案に費やせるでしょう。
例えば、通常30分かかる日報作成が10分で完了すれば、1日あたり20分の時間を削減できます。
このような時間管理テクニックを使うことで、業務効率が向上し、ワークライフバランスの改善にも繋がります。
チームで使えばフォーマットが統一される
ChatGPTを活用して業務日報や週報を作成すると、チーム全体でフォーマットの統一が可能です。
ChatGPTを使わず人の手で作成すると、人によって文章能力が異なるため、分かりやすい人もいれば分かりづらい人もいるという状況があります。
また、箇条書きで書く人もいれば長文で書いてくる人もおり、チーム内で日報の書き方やクオリティを統一させるのは簡単ではありませんでした。
プロンプト例文を共有することで、営業マンの週報作成が標準化され、情報の比較や分析が容易になるでしょう。
この統一されたアプローチは、ビジネス活用におけるChatGPTの強みの一つであり、チーム全体の生産性向上につながります。
ChatGPTのフィードバックにより日報や週報の質が上がる
ChatGPTからフィードバックを受け取ることによって、さらなる日報の改善が見込めます。
例えば、業務日報を作るコツ③で紹介したように、ChatGPTに業務日報の改善点を聞くと、「契約数を具体的に記載するべき」「テレアポの成果が出なかった理由や、次回に向けて改善すべき点を追記するべき」など、具体的かつ実用的なアドバイスを受けることができます。
こうしたフィードバックに基づいて日報を修正することで、業務の進捗や問題点がより明確に把握できるようになり、次に取るべきアクションを考える上でも役立ちます。
さらに、上司への報告がより具体的で分かりやすくなるため、認識の齟齬が減り、業務におけるコミュニケーションが円滑に進みます。
結果として、より質の高い報告書を作成できるだけでなく、自分の業務効率も向上することが期待できるでしょう。
ChatGPTで業務日報や週報を作る注意点
ChatGPTで業務日報や週報を作成する際は、情報セキュリティやAIの特性を考慮する必要があります。
特に、業務日報では顧客情報を記載したり業務内容を記載したりするため、機密情報の取り扱いには慎重になる必要があります。
機密情報・個人情報・顧客情報は入力しない
ChatGPTを業務日報や週報に活用する際には、機密情報や個人情報、顧客情報を入力しないことが非常に重要です。
AIツールはユーザーが入力した情報を学習に利用するため、別のユーザーの出力に情報が利用される恐れがあります。
万が一、情報漏えいが発生すると、会社の信用を失い、法的な問題にも発展する可能性があるため、入力内容は公開しても問題ない一般的な情報に限定し、セキュリティを重視しましょう。
具体的な対策として、顧客名やプロジェクト名を「顧客A」や「プロジェクトX」と伏せ字にする方法があります。
さらに、数値データも「○％」のように記載し、機密情報の入力を避けることが可能です。
どうしても機密情報や個人情報を入力しなければならない場合は、オプトアウト機能を利用して、そのデータが学習されないように設定することをおすすめします。
ハルシネーションが起きるので必ず内容はチェックする
ChatGPTで業務日報や週報を作成する際は、ハルシネーションに注意が必要です。
ハルシネーションとは、AIが事実と異なる情報を生成してしまう現象です。
営業マンが週報作成にChatGPTを使用する場合、誤った数値データや架空の顧客情報が含まれるリスクがあります。
例えば、存在しない商談の結果や、実際には起こっていない出来事が報告される可能性があります。
このリスクを回避するため、AIが生成した内容を必ず人間が確認し、事実と照らし合わせてチェックすることが重要です。
専門用語や社内用語を多用しない
ChatGPTで業務日報や週報を作成する際は、専門用語や社内用語の使用を控えめにすることが重要です。
AIツールは一般的な言葉遣いを基に学習しているため、特殊な用語を理解できない場合があります。
例えば、「A社へのアポを取り、新規開拓の商談を実施」という表現は、そのまま使用してOKです。
一方、「A社と新製品の契約をしたところ聞いている話と違うと炎上した」は、炎上という言葉を正しく理解できない可能性があるため「A社と新製品の契約をしたところ聞いている話と違うとお叱りの声を頂き、クレームに発展した」と言い換えるとよいでしょう。
他にも顧客の温度感が高い、案件が寝ている、いってこい、エイヤで、など「おじさんビジネス用語」と言われるような部類の言葉も避けるべきです。
なるべく一般的な表現を使用することで、AIとのコミュニケーションがスムーズになり、より正確な日報や週報を作成できます。
まとめ
ChatGPTを活用した業務日報や週報作成は、営業マンの業務効率化に貢献します。
時間管理の改善や報告書の質向上が期待できますが、情報セキュリティに注意が必要です。
適切なプロンプトを使用し、内容を必ずチェックしましょう。
AIツールを使うと、営業報告の自動化や時間削減だけでなく、チーム全体の生産性向上も実現できます。
人間の判断力とAIの処理能力を組み合わせ、より効果的な業務遂行を目指しましょう。
