営業職として多くのメールを送信し、返信する中で、メールの作成にかかる時間を削減したいと感じる方は多いのではないでしょうか。
特に、効果的なメールの内容を考えるのは、思った以上に手間がかかる作業です。
しかし、AIの進化により、その悩みを解決する手段が登場しています。
この記事では、ChatGPTを使ったビジネスメールの自動作成および返信のプロンプトを紹介し、営業メールにおける具体的な活用方法を解説していきます。
ChatGPTで汎用的なビジネスメールを自動作成するプロンプト10選
ビジネスメールの作成は、特に時間のかかる業務の一つです。
毎日のように送信するこれらのメールには、内容の正確さやビジネスマナーが求められるため、どのような言葉を選ぶかはとても重要です。
しかし、毎回ゼロからメールを作成するのは大変で、特に忙しい日々の中で効率的に対応することは難しいと感じることも多いでしょう。
それで、ChatGPTを効果的に活用することにより、ビジネスメールの作成をより迅速かつ効果的に行うことが可能となります。
汎用的なメールにおいては、適切なプロンプトを使用することで、簡単にメールのテンプレートを生成し、時間を大幅に節約することができます。
この記事では、ビジネスシーンでよく使用される10種類の汎用的なメールについて、ChatGPTを用いたプロンプト例とその出力結果について、紹介します。
プロンプト①：顧客に見積書を送付するメール
以下の情報を基に、顧客に見積書を送付するためのビジネスメールを作成してください。
顧客名: [顧客名を挿入]
商品/サービス名: [商品/サービス名を挿入]
見積金額: [見積金額を挿入]
納品予定日: [納品予定日を挿入]
支払い条件: [支払い条件を挿入]
メールは丁寧なトーンで、見積書の送付と今後のステップについて簡潔に説明してください。また、顧客が質問や懸念を持った場合にすぐに連絡できる旨を伝え、迅速な対応を約束する内容を含めてください。上記のプロンプトをもとに生成した結果は以下のようになります。
プロンプト②：顧客に契約書を送付するメール
以下の情報を基に、顧客に契約書を送付するためのビジネスメールを作成してください。
顧客名: [顧客名を挿入]
契約内容: [契約内容の概要を挿入]
契約締結期限: [締結期限を挿入]
支払い条件: [支払い条件を挿入]
メールは契約書の重要性を強調し、契約手続きに関する簡潔な説明を含めてください。顧客が契約書に関する質問がある場合に、迅速に対応する旨を伝えてください。上記のプロンプトをもとに生成した結果は以下のようになります。
プロンプト③：顧客に請求書を送付するメール
以下の情報を基に、顧客に請求書を送付するためのビジネスメールを作成してください。
顧客名: [顧客名を挿入]
請求金額: [請求金額を挿入]
支払い期限: [支払い期限を挿入]
支払い方法: [支払い方法を挿入]
メールは請求書の送付と支払いに関する重要な情報を明確に伝える内容にしてください。上記のプロンプトをもとに生成した結果は以下のようになります。
プロンプト④：顧客からの問い合わせ対応するメール
以下の情報を基に、顧客からの問い合わせに対応するためのビジネスメールを作成してください。
顧客名: [顧客名を挿入]
問い合わせ内容: [問い合わせ内容の概要を挿入]
提供できる情報: [提供する情報や対応策を挿入]
メールは迅速かつ丁寧に対応する姿勢を示し、顧客の満足度を高める内容にしてください。上記のプロンプトをもとに生成した結果は以下のようになります。
プロンプト⑤：打ち合わせ日程を決めるメール
以下の情報を基に、顧客との打ち合わせ日程を決めるためのビジネスメールを作成してください。
顧客名: [顧客名を挿入]
打ち合わせ内容: [打ち合わせの目的や概要を挿入]
提案する日時: [複数の候補日時を挿入]
打ち合わせ場所: [場所や方法（オンラインなど）を挿入]
メールは、顧客にとって柔軟な選択肢を提示し、迅速に日程を決定できるよう促す内容にしてください。上記のプロンプトをもとに生成した結果は以下のようになります。
プロンプト⑥：研修やセミナーの案内をするメール
以下の情報を基に、研修やセミナーの案内を送付するためのビジネスメールを作成してください。
受講者名: [受講者名を挿入]
研修/セミナー名: [研修/セミナー名を挿入]
日時: [開催日時を挿入]
場所またはオンライン情報: [開催場所またはオンラインリンクを挿入]
メールは研修やセミナーの目的と参加のメリットを強調し、受講者に参加を促す内容にしてください。上記のプロンプトをもとに生成した結果は以下のようになります。
プロンプト⑦：採用面接後の結果通知のメール
以下の情報を基に、採用面接後の結果を通知するためのビジネスメールを作成してください。
応募者名: [応募者名を挿入]
面接日: [面接日を挿入]
結果: [採用/不採用の結果を挿入]
次のステップ: [採用の場合は次のステップ、不採用の場合はフィードバックを挿入]
メールは、結果を明確に伝え、次のステップに進むための指示を丁寧に伝える内容にしてください。上記のプロンプトをもとに生成した結果は以下のようになります。
プロンプト⑧：クレーム対応のメール
以下の情報を基に、顧客からのクレームに対応するためのビジネスメールを作成してください。
顧客名: [顧客名を挿入]
クレーム内容: [クレームの概要を挿入]
解決策: [提案する解決策や対応策を挿入]
メールは、顧客の不満を真摯に受け止め、迅速かつ丁寧に対応する姿勢を示す内容にしてください。上記のプロンプトをもとに生成した結果は以下のようになります。
プロンプト⑨：担当者変更の連絡をするメール
以下の情報を基に、担当者変更を顧客に連絡するためのビジネスメールを作成してください。
顧客名: [顧客名を挿入]
現担当者名: [現担当者名を挿入]
新担当者名: [新担当者名を挿入]
変更理由（必要な場合）: [変更理由を簡潔に挿入]
メールは、担当者変更についての説明と、新担当者へのスムーズな移行を促す内容にしてください。上記のプロンプトをもとに生成した結果は以下のようになります。
プロンプト⑩：返信がないメールに確認メール送る場合
以下の情報を基に、返信がない顧客に対して確認のためのビジネスメールを作成してください。
顧客名: [顧客名を挿入]
前回のメール内容: [前回のメールの概要を挿入]
次のステップ: [次のステップや対応方法を挿入]
メールは、丁寧に返信を催促し、次のステップについて確認を促す内容にしてください。上記のプロンプトをもとに生成した結果は以下のようになります。
ChatGPTで営業メールを自動作成するプロンプト5選
ChatGPTは、特定のプロンプトを使うことで、各営業シチュエーションに最適なメール文を自動生成します。
これにより、営業担当者はメール作成にかかる時間を削減し、より多くの時間を他の重要な業務に割くことができます。
この記事では、特に効果的な5つの営業メールに焦点を当て、5つのプロンプト例と実際の出力結果をご紹介します。
プロンプト①：アポイントメントの依頼メール
以下の情報を基に、顧客にアポイントメントの依頼をするためのビジネスメールを作成してください。
顧客名: [顧客名を挿入]
アポイントの目的: [アポイントメントの目的を挿入]
提案する日時: [複数の候補日時を挿入]
場所またはオンライン情報: [場所やオンラインリンクを挿入]
メールは、アポイントの重要性を伝え、顧客にとって柔軟な選択肢を提示する内容にしてください。上記のプロンプトをもとに生成した結果は以下のようになります。
プロンプト②：商談後のお礼メール
以下の情報を基に、商談後にお礼を伝えるためのビジネスメールを作成してください。
顧客名: [顧客名を挿入]
商談の概要: [商談内容や話し合ったポイントを挿入]
次のステップ: [次に進むべきステップやアクションプランを挿入]
メールは、商談に対する感謝を伝え、今後の進行に対する期待を示す内容にしてください。上記のプロンプトをもとに生成した結果は以下のようになります。
プロンプト③：接待・会食の日時や場所を案内するメール
以下の情報を基に、接待や会食の日時および場所を案内するためのビジネスメールを作成してください。
顧客名: [顧客名を挿入]
会食の目的: [会食の目的を挿入]
日時: [会食の日時を挿入]
場所: [会食の場所を挿入]
メールは、会食の詳細を明確に伝え、顧客が気軽に参加できるような内容にしてください。上記のプロンプトをもとに生成した結果は以下のようになります。
プロンプト④：接待・会食後のお礼メール
以下の情報を基に、接待や会食後にお礼を伝えるためのビジネスメールを作成してください。
顧客名: [顧客名を挿入]
会食の感想や特筆すべき内容: [会食中に話し合った内容や特筆すべきエピソードを挿入]
次回のアクションプラン: [次回の予定や行動計画を挿入]
メールは、感謝の意を表し、次のステップに進むための期待を示す内容にしてください。上記のプロンプトをもとに生成した結果は以下のようになります。
プロンプト⑤：営業中のミスに対する顧客への謝罪メール
以下の情報を基に、営業中のミスに対する謝罪を顧客に伝えるためのビジネスメールを作成してください。
顧客名: [顧客名を挿入]
ミスの概要: [発生したミスの詳細を挿入]
解決策または再発防止策: [取られた対策や再発防止策を挿入]
メールは、誠意を持って謝罪し、問題解決に取り組んでいる姿勢を示す内容にしてください。上記のプロンプトをもとに生成した結果は以下のようになります。
ChatGPTでビジネスメールを自動作成する注意点
ビジネスメールの作成を効率化するために、ChatGPTは有用なツールですが、その使用にはいくつかの注意点があります。
人間の判断力とAIの効率性を組み合わせることで、最も効果的な結果を得ることができます。
このセクションでは、ビジネスシーンにおいて、ChatGPTを使う際の具体的な注意点と、最大限に活用するためのヒントを紹介します。
1. AIが生成する内容の確認と修正の重要性
ChatGPTは非常に高度な文章生成能力を持っていますが、生成される内容が必ずしも完全に正確であるとは限りません。
特に、ビジネスメールのような正式なコミュニケーションにおいては、誤解を招く表現や不正確な情報が含まれている可能性があります。
そのため、AIが生成したメールをそのまま送信するのではなく、必ず内容を確認し、必要に応じて修正を加えることが重要です。
これは、特に重要な契約書の送付や顧客との初回の接触において、ミスを避けるために欠かせないプロセスです。
確認作業を怠ると、ビジネス上のトラブルや信頼の損失につながる可能性があるため、注意が必要です。
2. 相手に合わせた調整の必要性
ChatGPTは、一般的なメールを効率的に作成できますが、すべての顧客やクライアントに同じテンプレートを使うのは避けましょう。
ビジネスでは、それぞれのニーズや状況に合わせた、個別の対応が重要です。
例えば、同じ営業メールでも、相手がどんな業界で働いているか、過去にどんなやり取りがあったかによって、適切な表現や提案は変わってきます。
そのため、ChatGPTが作った基本的なメールをベースに、相手に合わせて細かく調整することが必要です。
そうすることで、メールの効果を最大限に引き出し、より良い結果につながるでしょう。
3.ChatGPTは補助的ツールとして活用
ChatGPTは、ビジネスシーンでのメール作成の効率を大幅に向上させる強力なツールですが、あくまでも補助的な役割に過ぎません。
メール作成において最も重要なのは、最終的な判断を下すのが人間であるということです。
ChatGPTは、アイデアの提供や文章の迅速な生成に役立ちますが、その内容がビジネス戦略やブランドメッセージに合致しているかどうかを判断するのは人間の役割です。
したがって、ChatGPTを使う際には、その限界を理解し、補助的なツールとして活用することにより、効果的な結果を得ることができます。
人間の判断力とAIの効率性を組み合わせることで、ビジネスメール作成において大きな成果を上げることができるでしょう。
まとめ
ChatGPTは、ビジネス向けのメールの作成において非常に有用なツールです。
特に営業メールや汎用的なメールの作成において、プロンプトを使うことで効率的かつ効果的なメールを作成できます。
しかし、ChatGPTの力を最大限に活用するためには、注意点を理解し、適切に運用することが求められます。
この記事の中では、ChatGPTを用いたビジネスメールの作成方法並びに、注意点について解説しました。
これらの知識を活用して、日々の業務におけるメール作成の効率を高め、ビジネスの成果を向上させてください。