議事録作成でボイスレコーダーを禁止されている場合のおすすめAIツール

会議やミーティングでの議事録作成は重要なビジネススキルですが、ボイスレコーダーの使用が禁止されているケースも少なくありません。

本記事では、録音禁止の法的側面や倫理的な観点を解説するとともに、そのような状況での効率的な議事録作成の方法を紹介します。

ボイスレコーダー禁止下での議事録作成に悩む方に、すぐに実践できる解決方法をお届けします

議事録作成でボイスレコーダーを禁止されている場合の法的側面と倫理

会議の録音は議事録作成の効率化に有効ですが、法律やビジネスマナーの観点から慎重な判断が必要です。

ここでは、会議録音に関する法的解釈と、ビジネスの現場における倫理的な考え方について解説します。

会議録音の法的扱いと違法性

まず大前提として、会社での録音が禁止されており、それを無視して会議を無断録音した場合は、法律上のグレーゾーンです。

刑事罰の対象とはなりませんが、民事上の不法行為として損害賠償請求される可能性があります。

録音が発覚した場合、懲戒処分の対象となる可能性も高く信頼関係の破壊にもつながるので、会社で録音が禁止されている場合は、必ず従うべきでしょう。

ビジネスマナーと録音データの取り扱い

ビジネスマナーの観点から、基本的には無断録音は避けるべき行為です。

会社のルールで録音が禁止されている場合、これに違反することは就業規則違反となるだけでなく、懲戒処分や解雇になるかもしれません。

また、録音データの管理にもスマートフォンやレコーダーの紛失、クラウドサービスからの情報漏洩など大きなリスクが伴います。

特に機密情報や個人情報が含まれる場合、その影響は甚大だと言えます。

会議を録音して議事録AIで自動作成するメリットと注意点

AIによる音声文字起こしの精度は飛躍的に向上しているため、適切な方法で録音を行えば議事録作成の大幅な効率化ができます。

ここでは、会議録音のメリットと、録音を行う際の具体的な注意点を解説します。

会議録音の3つのメリット

会議録音には、以下３つのメリットがあります。

1つ目は、曖昧な情報を後から確認できる点です。

「あの時の数値って確か…」といった不安も録音があれば一発で解消でき、技術的な議論や詳細な仕様の確認では、この機能が頼もしい味方になります。

2つ目は、会議中の意見交換に集中できることです。

「メモを取りながら話を聞く」という複雑な作業から解放され、議論により深く参加できるようになる結果、より充実した意見交換ができます。

3つ目は、トラブル防止です。

「そんな話は聞いていない」「確かにその場で合意したはず」といった行き違いが起きたとき、録音があれば即座に事実確認ができます。

責任の所在も明確になり、後々のトラブルを未然に防ぐことができるでしょう。

録音を行う際のマナーと注意点

録音をするときは、特に以下三点に注意しましょう。

参加者への配慮に欠ける行為となるため、会議を録音したいと思ってもいきなり録音を始めるのは絶対に避けましょう。

まずは参加者の不安や警戒心を和らげるために「議事録作成のために録音させていただきたい」と、はっきり目的を伝えることが大切です。

録音機器の配置も成功の鍵を握ります。

「せっかく録音したのに、あの人の声が聞こえない！」といった事態を避けるため、テーブルの中央にマイクを設置するのがコツです。

そして、意外と見落としがちなのが機器の充電状況です。

事前の充電確認はもちろん、長時間の会議では予備バッテリーも用意しておくと安心です。

会議録音における雑音対策

会議の音声がクリアでないと、AIによる文字起こしの精度は大幅に下がるため雑音対策が重要です。

簡単にできる対策として、以下の二つがあります。

• 雑音を防ぐための機器配置を工夫する
• 録音機器の下に布を敷く

意外と簡単なのが、録音機器の下にハンカチやタオルを敷く方法です。

これだけで、テーブルを叩く音や物を置く振動をグッと抑えることができます。

また、場所選びも重要です。

エアコンの真下は避け、窓際からも離れた場所を選ぶことで、空調音や外の騒音を最小限に抑えられます。

議事録作成でボイスレコーダーを禁止されているならPLAUD NotePinがおすすめ

会議でのこっそり録音は避けるべきですが、録音が必要な場合の選択肢として注目したいのがPLAUD NotePinです。

一見するとおしゃれなアクセサリーのような見た目で、会議の雰囲気を壊すことなく使用できます。

このデバイスは、ネックレスのように首から下げて使うことができます。

高性能マイクを内蔵し、クリアな音声録音が可能なだけでなく、連続録音時間が20時間あるため一日の会議にも十分対応できます。

録音データはスマートフォンアプリと連携し、すぐにAIによる文字起こしが可能な点も魅力です。

ただし、録音が禁止されている環境では、デバイスの外見に関係なく使用は控えましょう。

まとめ

録音による議事録作成は、業務効率化に大きく貢献します。

ただし、会社での録音は法的・倫理的な配慮が必要であり、参加者への事前通知や了承取得は必須で、雑音対策なども重要なポイントとなります。

そんな中で注目したいのがPLAUD NotePinです。

アクセサリー型のスマートなデザインで、高性能マイクと優れた文字起こし機能を搭載しているため、会議の雰囲気を損なわず、スマートな議事録作成を実現できます。

PLAUD NotePinなら、ビジネスの現場で求められる効率化と信頼関係の両立が可能です。

議事録作成の効率を上げたい方は、ぜひ一度試してみてはいかがでしょうか。

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