PLAUD NOTEは会話を録音でき、AIにより文字起こしや要約なども半自動で手間をかけずに行える人気のボイスレコーダーです。
一方、機密情報や個人情報を取り扱う場合も多く、たとえば紛失や盗難による情報漏洩などへの備えが必須となります。
本記事では、PLAUD NOTEを使う際のセキュリティにかかわるリスクと対策についてわかりやすく解説します。
PLAUD NOTEのセキュリティ対策と安全性の仕組み
まず、PLAUD NOTEが採用しているセキュリティ対策や安全性確保の仕組みについて、下記の3点に分けて解説します。
- データ保存の仕組み
- 暗号技術利用の仕組み
- ユーザー認証とアクセス制御の仕組み
PLAUD NOTEのデータ保存の仕組み
PLAUD NOTEでは、音声の記録とあわせて、文字起こし・要約・マインドマップなどの機能が使えます。
そして、音声をはじめとするデータは、PLAUD NOTEの本体・スマホやパソコン・PLAUD CLOUDに格納されて保管されます。
まずユーザーがPLAUD NOTEを使って音声を録音すると、本体に録音データが保存されます（上図➊）。
スマホのPLAUDアプリを本体に接続することにより、録音データはアプリに自動転送され、製品本体からは録音データが削除されます。
USBケーブルを使用して、PLAUD NOTE本体からパソコンに転送することも可能です（上図❷※1）。
PLAUD NOTEのパソコン接続方法について知りたい方は、次の記事も併せてご覧ください。
文字起こし・要約・マインドマップなどの結果も、パソコンやスマホへ保存が可能です（上図❸）。
PLAUD Cloud（Google Cloudを利用したクラウドサービス）を有効にすると、アプリに保存されたデータ（音声・文字起こし・要約・マインドマップなど）をクラウドに保存できます（上図➍）。
※1参照元：PLAUD NOTE
製品本体やアプリに保存されたデータについては、ユーザーの許可なくアクセスされにくい反面、紛失や盗難によるセキュリティリスクがあります。
PLAUD CLOUDに保存することには、複数の端末からデータにアクセスしたり、製品本体やスマホを紛失してもデータを失わずに済むことがメリットです。
ただし、クラウドに脆弱性が見つかりサイバー攻撃を受けた場合には、データの消去や漏洩などのリスクがあります。
PLAUD NOTEのデータ暗号化の仕組み
PLAUD CLOUDにデータがアップロードされる際には、暗号化が採用されており、インターネットを介してデータが送信される際の安全性を担保する仕組みです。
また、PLAUD CLOUDに保存されているデータは、すべて暗号化されています。
ただし、データが暗号化されているといえ、ハッカーによる不正アクセスのリスクがあることにはご留意ください。
PLAUD NOTEのユーザー認証（アクセス制御）の仕組み
PLAUD NOTEには、ユーザー認証の仕組みが導入されています。
ユーザー認証の手順は、以下のとおりです。
- スマホのPLAUDアプリを開く
- 新規登録を選択する
- メールアドレスを入力して、認証コードを取得する
- 認証コード入力後、6〜16文字のパスワードを作成（アカウント作成完了）
- PLAUDアプリの「接続する」を選択して、PLAUD NOTE本体を検索する
- 接続したいPLAUD NOTEを見つけたら、「接続する」をタップする
出典：PLAUD
本体には1つのアカウントしか登録できない仕組みになっているため、接続していないアカウントからデータを読み出すことは不可です（アクセス制御）。
PLAUD NOTEの情報漏洩リスクとその対策
PLAUD NOTEはセキュリティ対策が施された機器ですが、情報漏洩のリスクが全くないというわけではありません。
ここでは、情報漏洩リスクについて、以下の2点に分けて説明します。
- PLAUD NOTEで情報が漏洩するリスクとは
- PLAUD NOTEの情報漏洩対策
PLAUD NOTEの情報漏洩を防止するために、ぜひ参考にしてください。
PLAUD NOTEで情報が漏洩するリスクとは
PLAUD NOTEの使用中に情報が漏洩するリスクは、以下の3ケースに分けられます。
- 端末の紛失・盗難によって情報が漏洩するリスク
- 他アプリとの連携時に情報が漏洩するリスク
- クラウドサーバーがハッキングされて情報が漏洩するリスク
端末の紛失・盗難によって情報が漏洩するリスク
PLAUD NOTEを紛失したり盗難のあった場合には、保存された情報にアクセスされるリスクがあります。
PLAUDアプリの入ったスマホを紛失したり、PLAUD WEBを使用するパソコンが盗難にあった場合には、スマホ・パソコンのパスワードを突破されると機密情報が漏洩するリスクが高いです。
他のアプリとの連携時に情報が漏洩するリスク
PLAUD NOTEを他のアプリと連携して使用される際にも、情報が漏洩するリスクがあります。
アプリのアクセス権限やセキュリティ設定が不十分だと、不正にPLAUD NOTEにアクセスされるリスクがあるからです。
クラウドサーバーがハッキングされて情報が漏洩するリスク
PLAUD CLOUDを使用している場合には、クラウドサーバーがハッキングされ、保存されている機密情報や個人情報が漏洩してしまうリスクがあります。
企業でクラウドサービスを使用する際には、セキュリティ対策や暗号化技術などを確認したうえで、情報漏洩リスクを低減させる対策が必要です。
PLAUD NOTEの情報漏洩対策
PLAUD NOTEの情報漏洩リスクに備えるための対策として、以下の2点を説明します。
- 使用するデバイスの管理
- 使用するアカウントの管理
PLAUD NOTEに使用するデバイスの管理
本体自体やPLAUDアプリが入ったスマホ、PLAUD WEBを使用できるパソコンなどの管理を徹底することで、許可を得ていない場合は使用できないようにすることが必要です。
また紛失・盗難に遭った場合に迅速に把握できるように、デバイスの管理方法も重要です。
PLAUD NOTEに使用するアカウントの管理
情報漏洩を防ぐにはPLAUDアカウントだけではなく、スマホやパソコンにも強力なパスワードを設定することが必要です。
製品本体やスマホ・パソコンが紛失・盗難に遭った場合に、不正アクセスを防止できます。
PLAUD NOTEの企業利用における機密情報や個人情報の扱いとは？安全に使うための対策
顧客との打ち合わせや社内会議などを行う企業では、議事録作成の自動化や会議進行の効率化などにPLAUD NOTEを活用できます。
しかし機密情報や個人情報などを扱う企業がPLAUD NOTEを使用する際には、安全に情報を扱うための対策が必須です。
PLAUD NOTEを使用する企業が機密情報や個人情報を安全に扱うための対策について、以下の2点に分けて解説します。
- PLAUD NOTEを企業で導入する際の留意点
- PLAUD NOTEを企業で安全に使うための具体的な対策
PLAUD NOTEを企業で導入する際の留意点
以下の3点に分けて、PLAUD NOTEを企業で導入する際の留意点を説明します。
- PLAUDアカウントや機器の管理
- 機密情報の保管場所とデータの所有権
- 法的なリスクへの対応
PLAUDアカウントや機器の管理
企業がPLAUD NOTEを使用して取引先や顧客の情報を記録する場合には、データの漏洩・不正アクセスのリスクが存在します。
そのため社員が使用するPLAUDアカウントやデバイス（PLAUDアプリをが入ったスマホやPLAUD CLOUDにアクセスするパソコンなど）の管理体制やセキュリティポリシーを検討し、ルールに基づいて使用することが必要です。
機密情報の保管場所とデータの所有権
機密情報の保管場所やデータの所有権について慎重に検討する必要があります。
PLAUD CLOUDにデータを保存する場合は管理権限を明確にし、企業内で機密情報が厳重に保護されていることを確認してください。
法的なリスクへの対応
企業が国内外で事業を展開する際には、日本の個人情報保護法（※2）やEUのGDPR（一般データ保護規則※3）などに準拠する必要があります。
PLAUD NOTEは、EUのGDPRの方針に厳密に従った製品です（※4）。
機密情報や顧客情報を取り扱う場合には、法的な要件を満たすように心がけましょう。
※2参照元：e-GOV法令検索
※3参照元：個人情報保護委員会
※4参照元：PLAUD
PLAUD NOTEを企業で安全に使うための具体的な対策
PLAUD NOTEを企業で安全に使うための具体的な対策を説明します。
- 社内セキュリティポリシーにPLAUD NOTEを組み込む
- 共有フォルダの管理とアクセス制御
- 社員教育の実施
社内セキュリティポリシーにPLAUD NOTEを組み込む
企業で利用する際には、社内のセキュリティポリシーにPLAUD NOTEの使用方法を組み込むことが重要です。
使用ルールを明確にし、機密情報の管理や機器の取り扱いに関するガイドラインを設定しましょう。
PLAUD NOTEの安全な取り扱い手順を社員間に浸透させることができます。
共有フォルダの管理とアクセス制御
企業でPLAUD CLOUDを使用する場合にはデータにアクセスできる社員を制限し、アクセス制御の強化も求められます。
社員の役割に応じたアクセス権限を設定し、機密情報が許可された社員以外には扱えないようにしましょう。
社員教育の実施
企業内での情報管理体制の構築やセキュリティポリシーの研修などで、社員のセキュリティ意識の向上を図ることが重要です。
企業がPLAUD NOTEを使用して機密情報や個人情報などを保存する場合には、社員がデータの取り扱いを間違ってしまうリスクがあります。
PLAUD NOTEにおける盗聴リスクとは？具体的な対策案
ボイスレコーダーとしてPLAUD NOTEに音声を録音する際には、盗聴リスクに留意することも必要です。
PLAUD NOTEの盗聴とは、録音した音声データを許可していないユーザーに聞かれてしまう行為を意味します。
ここでは、「PLAUD NOTEの盗聴がどのような状況で起こり得るのか」「盗聴対策としてやるべきことは何か」を解説していきます。
- PLAUD NOTEの盗聴リスクの具体例
- PLAUD NOTEの盗聴対策
PLAUD NOTEの盗聴リスクとは？具体例で説明
PLAUD NOTEの盗聴は、以下のような原因から起こります。
- 紛失・盗難によるデータ流出
- Bluetoothの通信傍受
- クラウドへの不正アクセス
- マルウェア感染による情報流出
- 内部関係者による不正利用
具体例をいくつかご紹介します。
Bluetoothの盗聴リスク
PLAUD NOTEはBluetooth接続でデータを送受信するため、盗聴ツールを使用して通信を傍受されるリスクがあります。
ホテルやカフェなどの公共の場でPLAUD NOTEを使用中に、Bluetoothの盗聴ツールにより音声データをリアルタイムで傍受された。
マルウェア感染による盗聴
PLAUDアプリが入ったスマホやPLAUD WEBを利用するパソコンがマルウェアに感染すると、保存されているPLAUD NOTEのデータが外部に流出してしまうリスクがあります。
- 迷惑メールに記載されたリンクを不用意にクリックして、スマホ・パソコンがマルウェアに感染してしまい、PLAUDアプリのデータが外部に流出した。
内部関係者による不正利用
社員や関係者がPLAUD NOTEを不正利用して、機密情報や個人情報を外部に持ち出すリスクもあります。
- 社員が重要な会議の録音データを密かに持ち出し、販売してしまった
- 取引先の業者がPLAUD NOTEを会議室に仕掛けて、会議の内容を盗聴した
PLAUD NOTEの盗聴対策としてやるべきこと
PLAUD NOTEの盗聴リスクを考慮して、複数の対策方法を組み合わせることが重要です。
以下のような対策方法があります。
- 物理的な管理を徹底する
- アクセス権限を設定する
- ネットワークセキュリティを強化する
物理的な管理を徹底する
まずPLAUD NOTEの管理責任者と利用者を明確にし、持出や利用の履歴を管理することが必要です。
またPLAUD NOTE製品本体やスマホ・パソコンなどを厳重に管理するために、施錠された保管場所を確保してください。
そして社員間でデバイスを共有する場合は、不正利用を防止するために受渡の履歴を記録することが必須です。
アクセス権限の設定
機微情報や個人情報を含むデータには、権限を与えられた社員のみがアクセスできるようにし、他ユーザーの関与を制限することが重要です。
ネットワークセキュリティの強化
PLAUD NOTEのデータを転送する際には、基本的に公衆無線（フリーWi-Fiなど）を避けてください。
通信傍受や不正アクセスを防ぐために、VPNを利用した安全な通信環境の構築が必要です。
他にも、PLAUD NOTEの盗聴を防ぐ具体的な対策案があります。
- スマホアプリやクラウドストレージなどのパスワードを強化する
- スマホ・パソコンにセキュリティ対策ソフトを導入する
- PLAUD NOTEのアプリやOSを常に最新の状態に保つ
以上の対策方法を組み合わせることで、PLAUD NOTEの盗聴リスクを低減しましょう。
PLAUD NOTEの紛失リスクと対処法は？PLAUD NotePinを活用しよう
顧客との打ち合わせやパートナー企業とのミーティングなどのためにPLAUD NOTEを屋外に持ち出す際には、紛失のリスクがあります。
ここでは、PLAUD NOTEの紛失リスクと対処法について、以下の2点に分けてご紹介します。
- PLAUD NOTEの紛失時に考えられるリスクの具体例
- PLAUD NotePinを使った紛失対策
PLAUD NOTEの紛失時に考えられるリスクの具体例
万が一、PLAUD NOTEを紛失してしまった場合には経済的損失のみならず、セキュリティリスクが高まります。
PLAUD NOTEが悪意のある人に渡ってしまった場合には、以下のようなリスクが考えられます。
- 音声データの漏洩リスク
- デバイスの悪用
- アカウントの不正利用
音声データの漏洩リスク
PLAUD NOTEは音声を録音したり文字起こししたりできるため、紛失により保存されている音声データが漏洩するリスクがあります。
特に機密情報や個人情報が漏洩してしまうと、企業に対する信頼性や評判が下がってしまいます。
- 社員がカフェや電車内でPLAUD NOTEを落とし、拾った人によって社内データが閲覧・拡散された。
- 盗まれたデバイスが競合企業に渡り、営業戦略や新製品情報などが漏洩した。
デバイスの悪用
PLAUD NOTEを拾った悪意のある人が不正に録音したり、音声データを編集・改ざんしたりするリスクがあります。
つまり誤情報の拡散やなりすましなどの行為です。
- 社内に出入りする業者が拾ったPLAUD NOTEをオフィス内に放置して、長期間に渡って機密情報を収集した。
アカウントの不正利用
紛失した機器にログイン情報が保存されていれば、不正アクセスに利用されるリスクが高いです。
クラウドにデータを同期している場合には、クラウド上の過去の録音データをハッキングされるリスクもあります。
- 社員がPLAUDアカウントに簡単なパスワードを設定していたため、デバイスを拾った人にアカウントも盗まれた。
PLAUD NotePinを使った紛失対策
PLAUD NOTEには、PLAUD NotePinというポータブルタイプがあります。
出し入れが必要なボイスレコーダー型ではなく、ウェラブルなので、手軽に装着できるのもメリットです。
PLAUD NotePinの詳細については、以下の記事も参考にしてみてください。
Apple製品（iPhoneやiPadなど）を利用している場合は、「探す」アプリを使ってPLAUD NotePinの位置をリアルタイムで把握できます。
PLAUD NotePinを紛失した場合でも、即座に位置情報を追跡して見つけることができるので安心です。
PLAUD NotePinに「探す」機能を導入する手順は、以下のとおりです。
PLAUDアプリを開き、PLAUD NotePinにApple IDを紐付けて連携する。
PLAUDアプリ内で、PLAUD NotePinのファームウェアを最新のバージョンにアップデートする。
外出先での利用頻度が高い場合は、持ち出し用としてPLAUD NotePinの導入を検討することがおすすめです。
まとめ
本記事では、PLAUD NOTEのセキュリティ対策や情報漏洩のリスク、企業や個人での安全な利用方法について詳しく解説してきました。
PLAUD NOTEの製品本体にもセキュリティ対策が施されていますが、より安全にデータを守るためには利用者自身によって厳重に管理する必要があります。
特に機密情報や個人情報を取り扱う企業で利用する際には、盗聴・情報漏洩・紛失のリスクを最小限に抑えるための具体的な対策を検討することが重要です。
PLAUD NOTEのセキュリティ対策を徹底して、機密情報や個人情報を安全に管理しましょう。